Eddy Bearz shares his documents #13

Paperless office anyone?

Daar zit je dan. Alle bestanden op je stick geladen om thuis te kunnen werken, en dan blijkt de stick nog in de computer te zitten.
Of je werkt samen met een collega aan een document. Je blijft het maar heen- en weer sturen. Uiteindelijk weet je niet meer welke versie nu de meest recente was.

Voorbeeld 1
We hebben een workshop met beperkte capaciteit. Mensen staan aan de balie van één van onze 10 lokaties om zich in te schrijven. Hoe zorg je ervoor dat je lijst up to date blijft zonder heel dure investeringen in infrastructuur?

Voorbeeld 2
Ik ga thuis werken. Ik heb twee spreadsheets, een Word document en een database nodig. De database is 25 mb. Bijkomend probleem: ik ben niet de enige die deze bestanden gebruikt. De informatie in zowel de database als de spreadsheet worden gevuld door Marie Jeanne. Ik verwerk vervolgens de gegevens tot rapporten. Er zijn dus twee personen die updaten.

Nu vul ik mijn stick met gegevens, werk thuis vanaf de stick, en kopieer vervolgens de bewerkte bestanden terug. Soms vergeet ik dat, en heeft Marie Jeanne inmiddels al nieuwe data toegevoegd in haar versie.

Voorbeeld 3
Bij PLB werken we samen met een team van 5 verschillende bibliotheken. We moeten afspraken maken, documenten delen, urenregistraties bijhouden, en nog veel meer. Hoe zorgen we ervoor dat dit geen babylonische spraakverwarring wordt?

Enter on line document sharing

Plekken om je documenten op te slaan, zijn er legio. Voor het PLB project hebben we Huddle gebruikt. Het werkte redelijk goed, behalve dan dat het in het Engels is. Een paar jaar geleden experimenteerde ik met Google docs om te kijken of ik voorbeeld 1 kon oplossen: een on-line inschrijflijst. Ik vond toen het risico op fouten te groot, en dat vind ik voor deze toepassing nog steeds. Maar om te stoeien is het mooi.
Ik blader wat door de sjablonen (veel puin) en probeer wat spreadsheets uit. Mwah! Voorlopig houd ik het nog op mijn USB stick.

Dan struikel ik over Office live. Ik blijk ooit nog een live account gemaakt te hebben, and als ik daar op inlog, dan vind ik een mooie workspace met voorgedefinieerde indelingen en documenten. En het allermooiste: het is geïntegreerd in Office 2007!
Ik maak een projectplanning, pas on-line wat documenten aan, en ga dan naar Word. Daar vind ik (na installatie van een plug in) een knop om bestanden te openen of te bewaren in de Live omgeving.
Kijk, dit is wat ik zoek. Geen gedoe met upload, geen conversie van bestanden, gewoon gebruiken als een extra opslaglocatie. Microsoft: petje af.

Ik weet niet of het lukt om de workspace te delen door het plaatsen van een link, maar probeer het maar eens uit hier. In deze opzet is Windows live superieur boven Google Docs. Waard om verder te testen.

Ben ik nu helemaal om? Niet helemaal. Ik ben nu eenmaal gevoelig voor zaken die met privacy te maken hebben. Je gegevens ergens neerzetten zonder dat je weet waar, wie er aan kan, wat er mee gebeurt, dat vind ik nog steeds een eng idee. Vooral als het kan gaan om vertrouwelijke zaken.
Bovendien: wat als Microsoft opeens besluit om geld te gaan vragen? Kan allemaal gebeuren. Denk maar eens terug aan het verhaal van de banken (als je oud genoeg bent om je dat te herinneren): eerst zorgen ze ervoor dat niemand zonder een bankrekening kan, en dan gaan ze voor alles geld vragen. :)

Maar wat dan? We hebben natuurlijk eKick. eKick is een on line werkomgeving als Google Docs en Windows live. De applicatie is gekocht door Bibliotheekhuis Limburg, en door bibliotheken te gebruiken voor hun werkomgevingen. Als je als Limburgse bibliotheek overweegt om een digitale werkomgeving te gaan gebruiken, dan is eKick zeker de moeite waard om te overwegen.
eKick kan enorm veel. Dat heeft meteen het nadeel dat het minder gebruikersvriendelijk is. Bij het testen van de applicatie speelde ik het klaar om een uitnodiging voor een vergadering te versturen naar alle! eKick gebruikers. Sindsdien ben ik wat voorzichtiger.
Wel grappig trouwens dat er een aantal mensen meldden aan de vergadering deel te zullen nemen zonder zich af te vragen waarom zijn deze uitnodiging kregen. :)
Ander nadeel is de snelheid. Dat zou beter moeten.

Eindconclusie:
On line toepassingen hebben de toekomst. We zullen steeds vaker samenwerken via internet. Er worden al voorzichtig goede pogingen gedaan, maar we zijn er nog lang niet. Voorlopig hang ik mijn USB stick niet aan de wilgen, maar ik zal wel verder spelen met Windows Live, en toch nog maar eens naar eKick gaan.
Jullie zijn gewaarschuwd, als jullie binnenkort een eKick uitnodiging krijgen voor een onbegrijpelijke vergadering, dat was ik. :)